ผมเริ่มต้นชีวิตเป็นวิทยากรสอน Excel ด้วยหลักสูตรฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพตั้งแต่ปีพ.ศ.2539 ตอนนั้นคิดว่าผู้ใช้ Excel ทั่วไปคงมีพื้นฐานเพียงพอที่จะเรียนรู้ตามเนื้อหาที่ผมอบรมได้ไม่ยาก แต่กลับพบว่าจากจำนวนผู้เข้าอบรมกว่า 40 คนที่เข้าเข้ารับการอบรมหลักสูตรนี้ที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มีเพียง 2-3 คนเท่านั้นที่มีพอจะติดตามเนื้อหาได้ทัน เกือบทั้งห้องมีแต่คนนั่งพิงพนักเก้าอี้อย่างคนหมดแรง ได้แต่ลอกทำตามไปอย่างเสียไม่ได้โดยไม่ได้ใช้ความคิดของตัวเอง ผมจึงเห็นว่าผู้เข้าอบรมทั่วไปยังขาดพื้นฐานอีกมาก จึงตัดสินใจปรับเป็น 3 หลักสูตรที่ให้พื้นฐานทีละขั้นแทน ได้แก่ หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel หลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลแทน Access กันดีกว่า และหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงานลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA และแม้เวลาจะผ่านไปกว่า 15 ปีแล้วก็ตาม ทุกวันนี้ก็ยังพบเสมอว่า มีน้อยคนนักที่ฉลาดนำความรู้เหล่านี้มาประยุกต์ใช้ร่วมกันได้อย่างเหมาะสม

ปัญหาของการใช้ Excel ให้เหมาะสม ไม่ได้ขึ้นกับว่าผู้ใช้ Excel รู้จักตัวโปรแกรม Excel มากน้อยเพียงใดเท่านั้น หากยังต้องรู้จักดัดแปลง แก้ไข ปรับปรุง ปรับเปลี่ยนวิธีการใช้งานให้เหมาะสมกับสภาพงานและพนักงานที่เกี่ยวข้องอีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องช่วยทำให้งานยังคงดำเนินต่อไปได้เมื่อมีคนลาออกหรือเมื่อมีการนำระบบงานที่ต่างไปจากเดิมมาใช้

ปัญหาการสร้างคนสำคัญที่สุด

ผมหวังไว้ว่า ลูกศิษย์ทุกคนที่มาเข้ารับการอบรมกับผม สักวันหนึ่งเธอและเขาเหล่านั้นจะเก่งกว่าผมให้ได้ ถ้าเก่งกว่าผมจนสามารถกลับมาสอนผมได้จะเยี่ยมมาก แต่ความหวังนี้เป็นจริงได้ยากเหลือเกินถ้าตัวลูกศิษย์ไม่ได้รักที่จะหาทางใช้ Excel ให้ถึงที่สุด ผู้เข้าอบรมน้อยคนนักที่มาเรียนกับผมเพราะตัวเองขอมาเรียนเอง ส่วนใหญ่ถูกฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้าส่งมา บางบริษัทส่งคนมาเรียน Excel เพียงเพราะมีเงินตามงบอบรมเหลืออยู่จึงต้องใช้ให้หมดก่อนจะสิ้นปี ส่วนคนที่อยากมาเรียนก็มักถูกหัวหน้าพูดดักแบบอวดรู้ว่า Excel ก็ใช้ทำงานได้แค่นั้นแหละ อ่านหนังสือเอง ลองทำเองก็ได้ ต้องไปเรียนทำไม ลูกศิษย์ที่ตั้งใจอยากมาเรียนบางคนถึงกับต้องออกเงินมาเรียนเอง แถมต้องถือเป็นวันลาของตัวเองอีกด้วย

หัวหน้าบางคนให้เวลาสำหรับอบรม Excel กับลูกน้องมาแค่ครึ่งวันเพราะคิดว่าไม่เห็นจะมีอะไรต้องเรียนรู้กันมาก เข้าใจอย่างผิดๆมาว่า ถ้าใช้ Excel รุ่นล่าสุด แค่คลิกเดียวบนเมนู Excel ก็จะสร้างรายงานที่ต้องการออกมาได้ในพริบตา ไม่เห็นจะต้องใช้สมอง(ของลูกน้อง)คิดให้มาก แล้วตัวหัวหน้าเองก็ยังอยากได้รายงานหน้าตาแบบที่ตนต้องการ ไม่ยอมรับหน้าตารายงานที่ Excel เตรียมไว้ ส่งผลทำให้ลูกน้องลาออกกันบ่อยเพราะทนเครียดไม่ไหวกับการลอกข้อมูลมาแปะเพื่อจัดหน้าตารายงานให้ได้ตามที่หัวหน้าปรารถนา

ไม่ว่าหัวหน้า ลูกน้อง หรือตัวผู้ใช้ Excel จะคิดอย่างไร สุดท้ายแล้วก็ไม่มีทางที่จะเก่ง Excel ได้อยู่ดี พอจะเริ่มต้นเข้าใจหลักการใช้ Excel ได้คล่องก็ถึงเวลาได้เลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้า พอเป็นหัวหน้าแล้วก็เลิกจับ Excel หันไปสั่งลูกน้องให้ใช้ Excel แทน วงจรนี้เองที่ทำให้ไม่มีคนเก่ง Excel สักคนเหลืออยู่ในบริษัท บริษัทที่ขั้นตำแหน่งงานเต็มแล้ว ตัวลูกน้องก็ไม่รู้จะขยันไปทำไม ทำไปก็ไม่เห็นจะได้เลื่อนขั้น ทนทำงานไปสักพักแล้วก็พากันลาออกไปเริ่มต้นที่บริษัทอื่นกันใหม่ แม้แต่ตัวหัวหน้าเองก็คิดเช่นนี้ ไม่รู้ว่าจะส่งลูกน้องไปเรียน Excel กันทำไม เพราะอีกไม่นานลูกน้องก็คงลาออกอยู่แล้ว

แทนที่จะมุ่งให้พนักงานในบริษัทเก่ง Excel ทุกคน ขอแนะนำให้สร้างหน่วยงานใหม่ชื่อว่า User Specialist โดยดึงคนที่เก่งแต่ละโปรแกรมมารวมกันไว้ที่หน่วยงานนี้ หาทางสร้างคนเก่ง Excel ไว้ 2 คนก็พอ จะได้ไม่วุ่นถ้ามีคนเก่งเพียงคนเดียวแล้วมีเหตุต้องลาออกกันไป โดยมอบหมายหน้าที่ให้รับสร้างแฟ้มงานให้พนักงานทั่วไปใช้พร้อมกับเป็นวิทยากรอบรมให้กับเพื่อนๆ แล้วเพิ่มค่าตอบแทนให้เป็นพิเศษตามความยากง่ายหรือประโยชน์ที่ได้รับจากแฟ้มที่สร้างขึ้น ส่วนพนักงานอื่นทำหน้าที่เพียงกรอกบันทึกข้อม���ลให้ถูกต้องก็พอ

คนเก่ง Excel สำหรับ SME

โดยทั่วไปบริษัทขนาดกลางขนาดเล็กมีพนักงานไม่กี่คน จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะมีหน่วยงานสำหรับ User Specialist แค่จะดึงพนักงานให้ทำงานด้วยกันข้ามปีก็ยากอยู่แล้ว ถ้าเปิดรับสมัครงานแล้วได้คนที่เก่ง Excel อยู่แล้วก็ถือว่าโชคดีไป แต่มักจะได้คนที่อวดอ้างว่าเก่ง Excel ซึ่งพอเอาเข้าจริงก็ได้แต่คุย ประสบการณ์ที่อ้างมาในใบสมัครงานว่าผ่านการใช้ Excel มานานนับสิบปี ไม่ได้เป็นข้อพิสูจน์หรอกว่าจะใช้ Excel ได้เรื่อง เพราะคำว่าเก่ง Excel มีหลายระดับตามความสำคัญและความจำเป็นในการใช้งานจากน้อยไปมาก (ไม่ได้เรียงตามความยากง่าย) ดังนี้

1. สามารถใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ในการบันทึก แก้ไข หรือลบข้อมูลและสูตรคำนวณ
2. สามารถใช้เมนูคำสั่ง Excel ได้คล่อง เช่น ทราบว่าจะสั่ง Sort, Filter, SubTotal ได้จากเมนูตรงไหน โดยเฉพาะใน Excel 2007 ขึ้นไปซึ่งมีโครงสร้างเมนูต่างไปจาก Excel รุ่นก่อนอย่างสิ้นเชิง
3. สามารถสร้างสูตรคำนวณที่จำเป็นต้องใช้เป็นประจำ เช่น If, And, Or, Choose, VLookup, Match, Index
4. สามารถสร้างสูตร Array เพื่อหายอดรวมแยกประเภท เช่น สามารถสร้างสูตรหายอดขายสินค้า A ที่ขายให้กับลูกค้าชื่อ B ระหว่างวันที่ C ถึง D (สูตร Array จะช่วยลัดขั้นตอนการหาค่าที่ต้องการได้ดีกว่าการใช้ Pivot Table หลายเท่านัก)
5. สามารถใช้เมนูคำสั่งร่วมกับสูตรคำนวณ โดยเฉพาะการตั้งชื่อ Range Name, Formula Name, และ Constant Name ซึ่งช่วยทำให้สร้างและแก้ไขสูตรไม่ว่าจะลิงค์ในชีทเดียวกันหรือลิงค์ข้ามชีทข้ามแฟ้มก็ตามได้ง่าย อีกทั้งชื่อที่ตั้งขึ้นจะเป็นสื่อกลางทำให้ใช้ Excel ร่วมกันระหว่างผู้ร่วมงานได้สะดวกขึ้น
6. สามารถใช้ Goal Seek และ Data Table เพื่อช่วยในการวางแผนและตัดสินใจ และวิธีใช้ Data Table เพื่อคำนวณหาค่าคำตอบที่ต้องการใหม่โดยไม่ต้องสร้างสูตรซ้ำ
7. สามารถใช้ Excel VBA (Visual Basic for Applications) หรืออย่างน้อยที่สุดต้องเคยใช้ Macro Recorder เพื่อช่วยงานที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกให้สามารถทำซ้ำได้เองโดยอัตโนมัติ
8. สามารถออกแบบตารางให้เหมาะสมและรู้จักเลือกใช้เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิง เมื่อตารางที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยทำให้สามารถใช้ Excel ทุกข้อที่กล่าวมาแล้วได้ทันทีและง่ายจนนึกไม่ถึง

คนเก่ง Excel นอกจากต้องมีความรอบรู้และเชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวแล้ว ยังต้องสามารถสร้างงานเพื่อสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารได้ทันที ซึ่งความเร็วในการหาคำตอบที่ถูกต้องให้ถือเป็นตัวชี้วัดที่ดีที่สุด

สำหรับ SME ซึ่งมีพนักงานไม่กี่คน ผู้รับผิดชอบสร้างงานด้วย Excel ย่อมหนีไม่พ้นหน้าที่ของหัวหน้า ซึ่งสามารถมองภาพรวมของความต้องการของบริษัทได้ดีกว่าพนักงานระดับล่าง จึงควรหาทางส่งพนักงานระดับหัวหน้าไปอบรมวิธีการใช้ Excel ให้เก่งกว่าพนักงานระดับอื่น เพื่อจะได้สร้างแฟ้ม Excel เป็นตัวอย่างหรือแนวทางมาตรฐานให้ลูกน้องสร้างเลียนแบบ ส่วนเรื่องที่พนักงานทุกคนร่วมกันทำได้ง่ายที่สุดแต่สำคัญที่สุด คือ ขอให้ช่วยกันออกแบบตารางให้เหมาะสม โดยแบ่งตารางที่ใช้งานเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ตารางฐานข้อมูล ตารางคำนวณ และตารางรายงาน
(รายละเอียดดูได้จาก http://www.excelexperttraining.com/forums/content.php?r=502)

ผู้บริหารในบริษัทระดับนี้ต้องรู้สภาพบริษัทของตัวเองเพื่อสร้างระบบงานให้เหมาะสมกับปริมาณงานและกำลังคนเท่าที่จะเป็นได้ อย่ามุ่งหวังอะไรที่เกินตัว อย่าอยากได้หน้าตารายงานแบบตามใจฉันที่เปลี่ยนใจไปเรื่อยๆ ควรค่อยๆพัฒนาระบบงานให้เติบโตไปทีละเล็กทีละน้อย งานใดที่มียากเกินกว่าจะใช้ Excel หรือพนักงานยังขาดความชำนาญในการใช้ Excel บริษัทควรซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนแล้วปรับระบบงานของตนให้เข้ากับโปรแกรมที่ซื้อมา

ถ้าบริษัทยังมีระบบงานที่ไม่เป็นมาตรฐาน พึงหลีกเลี่ยงการว่าจ้างบริษัทมาเขียนโปรแกรมให้อย่างเด็ดขาด เพราะผู้รับจ้างเขียนโปรแกรมไม่สามารถอ่านใจหรือทราบความต้องการที่ชัดเจนจากผู้ใช้ โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมามักกลายเป็นระบบงานใหม่ที่ไม่เข้ากับระบบงานเดิม สุดท้ายแล้วลงเอยด้วยการเลิกใช้โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมาด้วยราคาแพงแสนแพงเหล่านั้น

หากบริษัทมั่นใจว่าระบบงานของตนพร้อมที่จะจัดจ้างมาเขียนโปรแกรมให้ ควรมุ่งแก้ไขระบบให้ทำงานอัตโนมัติโดยเริ่มต้นใช้กับบางขั้นตอนก่อน โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นบางส่วนที่ยังคงใช้คนทำงานด้วยมือ บางส่วนให้ใช้ Excel และบางส่วนให้ใช้กับโปรแกรมที่ทำงานอัตโนมัติ นอกจากนี้ควรพิจารณาแก้ไขระบบงานเดิมของตนทั้งหน้าตาเอกสาร ขั้นตอนการทำงาน อำนาจอนุมัติ และกำลังคนให้เหมาะสมกับโปรแกรมใหม่ด้วย

แรงกระตุ้นที่ทำให้อยากเก่ง Excel

สมัยก่อนไม่มีโปรแกรมให้เลือกใช้งานมากมายอย่างทุกวันนี้ ถึงจะมีโปรแกรมที่ตรงกับงานก็มีราคาสูงมากและมีวิธีใช้งานที่ยุ่งยาก Excel จึงเป็นโปรแกรมที่ถูกนำมาใช้งานสารพัดเพียงเพราะอะไรก็ตามที่ใส่ลงไปในตารางได้ก็ย่อมจัดพิมพ์ออกมาได้ตามนั้น ไม่จำกัดว่าข้อมูลที่พิมพ์ลงไปในตารางจะเป็นแค่ตัวเลขหรือตัวอักษร ถ้าอยากได้แปลนแผนที่หรือใช้ออกแบบรูปร่างอะไรแปลกๆก็หนีไม่พ้น Excel ต่อมาพอเรียนรู้วิธีใช้สูตรดึงข้อมูลเช่น VLookup Match Index ซึ่งช่วยหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันที แล้วเมื่อพบว่าเส้นกราฟของ Excel ก็เกิดขึ้นจากสูตรอีก ทำให้กราฟ Excel ยืดได้หดได้โดยอัตโนมัติ ก็ยิ่งผมรู้สึกสนุกกับการหาทางใช้ Excel มากขึ้นไปเรื่อยๆ และรู้สึกว่ายิ่งใช้ Excel เป็นมากขึ้นเท่าใดกลับกลายเป็นว่าผมรู้จัก Excel น้อยลงไปเท่านั้น

นอกจากนี้หัวหน้าและเพื่อนร่วมงานยังมีส่วนสำคัญที่กระตุ้นให้ผมอยากเก่ง Excel กับเขาบ้าง สมัยทำงานอยู่ธนาคารไทยพาณิชย์ ฝ่ายวิจัยและวางแผน ได้เห็นเพื่อนๆสามารถใช้ Lotus อย่างน่าทึ่ง สามารถเขียน Macro สั่งให้ภาพบนจอหมุนไปหมุนมาเพื่อบอกกับคนอื่นว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนี้กำลังทำงานอยู่นะ (ทำนองจะบอกว่า โปรดรออย่าเพิ่งเข้ามาวุ่น)

พอย้ายมาทำงานที่ซีพีมีหัวหน้าที่ให้โอกาสผมศึกษาแฟ้มที่ฝรั่งสร้างขึ้นเพื่อใช้ในการวางแผน และยอมให้ผมสั่งซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ตาม spec ของตัวเองและยอมให้ซื้อหนังสือ Excel ราคาแพงๆ แถมบางครั้งยังให้เกียรติมานั่งข้างๆบอกให้ผมทำให้ดูว่า ผมใช้คอมพิวเตอร์แบบแปลกๆได้อย่างไร

อย่างไรก็ตามหัวหน้าที่ทำให้ผมหมดกำลังใจไม่อยากใช้ Excel อีกต่อไปก็มีเหมือนกัน หัวหน้าคนหนึ่งไม่เคยจับคอมพิวเตอร์แม้แต่น้อย แต่พูดบอกมาว่า เขารู้ดีนะว่า Excel ยากขนาดไหน ผมได้ยินแล้วทำให้หมดกำลังใจไม่อยากใช้ Excel สร้างงานที่พิเศษๆให้กับหัวหน้าคนนั้นอีกเลย

หัวหน้า เพื่อนๆ และสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน แม้เป็นแรงกระตุ้นทำให้พนักงานอยากเก่ง Excel ขึ้นมาก็ตาม แต่แรงกระตุ้นที่สำคัญที่สุดต้องเกิดจากความอยากของตัวพนักงานเอง ขอให้ใช้ความขี้เกียจเป็นพลัง งานใดก็ตามที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีก งานใดที่มีขั้นตอนสลับ��ับซ้อน งานคำนวณใดที่มนุษย์ใช้สมองคิดได้ในกระดาษ ขอให้ขี้เกียจทำ ขี้เกียจให้มากแล้วหาทางใช้ Excel ทำให้แทน แต่ก่อนที่จะขี้เกียจได้ ต้องขยันก่อน ต้องขวนขวายหาความรู้เรื่องวิธีใช้ Excel ให้มากที่สุด ลองหาแฟ้มของคนอื่นมาเปิดดูว่าเขาทำกันได้อย่างไร หาซื้อหนังสือ Excel ของฝรั่งมาอ่านจะได้เปิดหูเปิดตา พยายามค้นหาว่า สิ่งที่ตัวเองเคยต้องเสียแรงเสียเวลาทำงานเป็นวันๆ ต้องเครียดทุกครั้งที่หัวหน้ามอบหมายงานให้นั้น จะใช้ Excel ง่ายๆอย่างที่คนอื่นเขาทำได้อย่างไรกัน