การสร้างแฟ้ม Excel ที่ดีต้องสร้างไว้เผื่อให้คนอื่นสามารถนำแฟ้มไปใช้หรือแก้ไขต่อได้ง่ายอีกด้วย อย่านึกแต่เพียงว่า ฉันเป็นคนใช้แฟ้มนี้อยู่คนเดียว ดังนั้นฉันจะสร้างแฟ้มอย่างไรก็ช่างฉัน เพราะในที่สุดแฟ้ม Excel ที่คุณสร้างเพื่อใช้เองในวันนี้ สุดท้ายเมื่อคุณลาออกไปก็อาจต้องกลายเป็นแฟ้มมรดกตกทอดให้เพื่อนรุ่นน้องใช้ต่ออย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หรือเมื่อเวลาผ่านไปแค่ 6 เดือน ถ้าแม้แต่ตัวคนสร้างแฟ้มก็จำไม่ได้เสียเองแล้วว่า แฟ้มนั้นแฟ้มนี้ที่ฉันสร้างขึ้นมีโครงสร้างภายในแฟ้มอย่างไร คุณเองนั่นแหละที่ต้องรับกรรมเมื่อต้องย้อนกลับไปแก้ไขแฟ้มเก่าเก็บที่ตัวเองสร้างไว้กับมือแต่ลืมไปแล้ว ดังนั้นถ้าคิดวางแผนสร้างแฟ้มให้ตัวเองใช้ได้ตลอดไปไว้ตั้งแต่แรก ย่อมเป็นเครื่องรับประกันว่าคนอื่นย่อมรับช่วงใช้แฟ้มนั้นต่อไปได้เช่นกัน

ในระยะแรกเมื่อข้อมูลไม่สลับซับซ้อนมากนัก ขอให้สร้างตารางทั้งหมดไว้ในชีทเดียวกัน โดยเขียนชื่อตารางให้ชัดเจนว่าเป็นตารางที่มีไว้เพื่อจุดประสงค์อะไร แยกใช้สีตัวอักษรให้เห็นต่างกันชัดเจนระหว่างเซลล์ที่ใช้สำหรับเปิดให้พิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไปแก้ไขได้กับเซลล์สูตรหรือข้อมูลที่ไม่ต้องการแก้ไข หรือเลือกใช้คำสั่ง Format > Cells > Protection > Locked ให้เหมาะสม แล้วต่อมาเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากขึ้นหรือมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น ต้องสามารถใช้วิธี cut ตารางไปวางในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นเพื่อแยกแต่ละเรื่องได้ทันทีโดยไม่ต้องแก้ไขสูตรใหม่

แฟ้มใดก็ตามที่ต้องถูกเปิดขึ้นมาใช้งานบ่อยๆหรือเป็นแฟ้มที่ส่งให้เพื่อนใช้ร่วมกัน ควรตั้งชื่อและใช้ Range Name เพื่ออ้างอิงตำแหน่งในสูตรแทนที่จะอ้างอิงถึงตำแหน่งเซลล์โดยตรง ซึ่งต้องกำหนดชื่อให้เหมาะสมกับการใช้งาน หรือขอให้หัวหน้ากำหนดชื่อที่ตั้งให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งบริษัท

พึงหลีกเลี่ยงการสร้างสูตรยาวๆที่ลัดขั้นตอนการคำนวณให้เหลือใช้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น และเขียนบันทึกประจำวันไว้เสมอว่า วันนั้นวันนี้สร้างแฟ้มหรือแก้ไขแฟ้มชื่ออะไร ในชีทใดสร้างสูตรยากๆอะไรไว้ จดลงไปให้ละเอียดว่า ทำไมจึงเลือกใช้สูตรนั้นไม่ใช้สูตรนี้

ถ้าถึงขั้นใช้ VBA พยายามแยกคำสั่งแต่ละชุดตามขั้นตอนที่ไม่ยาวนักเพื่อแยกคำสั่งที่ใช้งานแต่ละขั้นออกจากกัน และควรใช้ Range Name ในการอ้างอิงตำแหน่งในตัวรหัส เพื่อทำให้รหัส VBA ที่สร้างขึ้นสามารถใช้งานต่อไปได้ตลอด แม้จะมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะการย้ายเซลล์ไปที่อื่นหรือเมื่อเปลี่ยนชื่อชีทหรือชื่อแฟ้มเป็นชื่ออื่นก็ตาม