แม้สูตร Multiple Match จะช่วยลัดหาตัวเลขตำแหน่งรายการที่ซ้ำกันให้ทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลก็ตาม แต่สูตรนี้ต้องสร้างแบบ Array ลงไปในตารางพร้อมกัน จึงค่อนข้างยากและเสี่ยงสำหรับมือใหม่ซึ่งไม่คุ้นเคยกับสูตร Array มาก่อนที่จะปรับแต่งสูตรให้เข้ากับงานของตนหากขาดพื้นฐานที่ไปที่มาว่าสูตรนี้คำนวณเลขตำแหน่งรายการที่ซ้ำมาได้อย่างไร

แทนที่จะใช้สูตร Multiple Match กับตารางที่มีรายการซ้ำกัน ให้หาทางปรับค่าซ้ำในตารางฐานข้อมูลให้เกิดค่าใหม่ที่ไม่ซ้ำหรืออีกนัยหนึ่งคือปรับค่าซ้ำให้กลายเป็น Unique Item ซึ่งสามารถใช้สูตร VLookup หรือ Match และ Index ในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็วกว่าสูตร Multiple Match ที่ใช้เวลาในการคำนวณแบบ Array ช้ากว่า



สังเกตว่าเดิมรหัส ID ในเซลล์ B3:B7 มีรหัสบันทึกไว้ซ้ำ ส่วนรหัสใหม่ NewID ในเซลล์ D3:D7 ไม่มีรหัสใดซ้ำกันอยู่เลยเป็น Unique Item

ให้เริ่มจากเพิ่ม column C และ D แล้วสร้างสูตร =COUNTIF($B$3:B3,B3) ลงไปในเซลล์ C3 แล้ว copy ลงไปในเซลล์ C3:C7 คู่ขนานกับรหัส ID เดิมให้ครบทุกตัว เลขผลลัพธ์ 1, 1, 2, 1, และ 2 ที่ได้ เป็นเลขแสดงตัวที่ซ้ำของรหัสแต่ละตัวนั่นเอง เช่น เลข 1 ที่ได้ในเซลล์ C3 หมายความว่า a001 ในเซลล์ B3 เป็น a001 ตัวที่ 1 ส่วนเลข 2 ในเซลล์ C5 หมายความว่า a001 ในเซลล์ B5 เป็น a001 ตัวที่ 2

จากนั้นให้สร้างรหัส NewID ในเซลล์ D3 สร้างสูตร =B3&"-"&C3 แล้ว copy ลงไปให้ครบเซลล์ D3:D7 จะเกิดรหัสใหม่ที่ไม่ซ้ำ เช่น a001-2 แสดงว่าเป็นรหัส a001 ตัวที่ 2 แล้วใช้รหัสใหม่นี้ในการค้นหาข้อมูลของรหัสที่กรอกลงไปในเซลล์ H3 ด้วยสูตร VLookup ในเซลล์ I3 และ J3 ต่อไป

แม้วิธีนี้ทำให้มีจำนวนเซลล์สูตรเพิ่มขึ้น ซึ่งย่อมทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น แต่เวลาที่ใช้คำนวณอาจรวดเร็วกว่าการใช้สูตร Multiple Match ในแฟ้มที่มีขนาดเล็กกว่าก็เป็นได้