Excel เป็นโปรแกรมที่สร้างความเสียหายให้กับโลกมากที่สุดเพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่ธุรกิจนิยมใช้กันมากที่สุด เพียงแค่บันทึกชื่อลูกค้าผิด จากนั้นเมื่อนำค่าไปใช้ย่อมส่งผลทำให้ยอดรวมของการขายผิด ยอดฝากถอนเงินธนาคารไม่ตรง ปิดบัญชีแต่ละรอบไม่ได้
สมัยที่ผมทำงานพัฒนาระบบที่ธนาคารไทยพาณิชย์ได้เห็นช่วงที่กำลังเปลี่ยนมาใช้คอมพิวเตอร์ จากเดิมการรับฝากถอนเงินที่หน้าเคาเตอร์ที่ต้องใช้พนักงาน 2-3 คนช่วยกันทำงานกับการฝากถอนเงินลูกค้าคนหนึ่งๆ ตั้งแต่รับสลิปฝากถอนมาตรวจสอบสมุดคู่ฝากกับหน้าบัญชีลูกค้าแต่ละราย พนักงานที่หน้าเคาเตอร์ต้องส่งเอกสารให้หัวหน้าตรวจสอบหรือลงนามอนุมัติก่อน แถมยังมีแคชเชียร์ทำหน้าที่จ่ายเงินให้พนักงานหน้าเคาเตอร์อีกขั้นหนึ่ง ซึ่งทุกวันนี้พนักงานธนาคารที่หน้าเคาเตอร์สามารถใช้คอมพิวเตอร์ด้านหน้าของตน ทำงานทุกขั้นตอนเบ็ดเสร็จด้วยตัวคนเดียว มีเพียงบางครั้งเท่านั้นที่ต้องกดกริ่งเชิญหัวหน้ามาช่วยดูหรือกดรหัสผ่านให้ นอกจากนี้ยังมีขั้นตอนที่ลูกค้าไม่ทราบอีกหลายขั้นในการตรวจสอบยืนยันการทำรายการประจำวัน รายเดือน หรือทุกเมื่อที่ต้องการทราบว่าที่ผ่านมีอะไรบ้างที่ผิดปกติ
สาเหตุที่ธนาคารใช้พนักงานเพียงคนเดียวทำหน้าที่แทนพนักงานหลายคนได้นั้นมิใช่เป็นเพราะใช้คอมพิวเตอร์ช่วยเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยการวางระบบข้อมูลที่รัดกุม กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้พนักงานแต่ละคนไว้ชัดเจน มีระบบการตรวจสอบและควบคุมภายในที่เข้มแข็ง และยอมรับความเสี่ยงใดๆอันอาจจะเกิดขึ้น
“ถ้าจะกระจายอำนาจความรับผิดชอบให้พนักงานระดับล่างมากขึ้น จำเป็นต้องมีระบบรายงานเพื่อใช้ควบคุมและตรวจสอบที่ละเอียดมากขึ้นด้วย” นี่เป็นหลักการสำคัญที่ต้องมีคู่กันเสมอ
การใช้ Excel บันทึกข้อมูล ต้องควบคุมข้อมูลให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มบันทึกข้อมูลสินค้าหรือข้อมูลลูกค้าหรือชื่อเฉพาะใดๆลงไป จากนั้นเมื่อต้องการดึงชื่อสินค้าหรือชื่อลูกค้ามาใช้ ให้ใช้รหัสของสินค้าหรือรหัสลูกค้าเป็นค่าที่นำไปใช้ค้นหาโดยใช้สูตร VLookup หรือ Match ร่วมกับ Index พึงหลีกเลี่ยงการพิมพ์ชื่อซ้ำเพราะอาจพิมพ์ไม่ตรงกับชื่อเดิม หรือ copy ไปใช้ซ้ำเพราะยากจะทราบแหล่งที่มาของข้อมูลต้นทาง
แต่ถ้าข้อมูลที่บันทึกไว้ผิดก็จะค้นหาได้ข้อมูลที่ผิดตามไปด้วย ดังนั้นแรกเริ่มที่มีการบันทึกข้อมูลใดๆลงไปในตาราง ผู้บันทึกข้อมูลต้องทราบความสำคัญของข้อมูลและรู้จักวิธีบันทึกข้อมูลให้ถูกต้อง โดยใช้คำสั่ง Data Validation ควบคุมการบันทึกค่าแล้วใช้คำสั่ง Conditional Formatting เปลี่ยนสีเซลล์ที่บันทึกไว้ตามเงื่อนไขว่าตรงตามที่ต้องการหรือไม่ พอบันทึกแล้วต้องพิมพ์รายงานออกมาส่งให้หัวหน้าตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่งว่าตรงตามข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารต้นฉบับหรือไม่ ซึ่งเทียบได้กับขั้นตอนเปิดบัญชีเงินฝากธนาคาร จะเห็นได้ชัดว่าธนาคารพิถีพิถันกับขั้นตอนนี้อย่างมากว่าชื่อลูกค้าในสมุดบัญชีต้องสะกดตรงกับบัตรประชาชนทุกตัวอักษร โดยให้ลูกค้ามีส่วนตรวจสอบชื่อนามสกุลของตัวเองที่พิมพ์บนสมุดคู่ฝากไว้ด้วยว่าถูกต้องหรือไม่
หลังจากบันทึกข้อมูลแล้ว ต้องสั่ง Protect Sheet และ/หรือ Protect Workbook ไว้ด้วยเพื่อยอมให้พนักงานที่ทราบรหัสเท่านั้นสามารถทำการแก้ไขข้อมูล