ตารางกลุ่มแรกที่ต้องสร้าง

การบันทึกข้อมูลจะสะดวกรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดได้มากหากสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วมาใช้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ โดยเริ่มจากสร้างตารางฐานข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลส่วนกลางที่ต้องนำมาใช้บ่อยๆขึ้นมาก่อน เช่น ตารางรหัสสินค้าและรายชื่อสินค้า ตารางรหัสลูกค้าและรายชื่อลูกค้า ตารางรายชื่อพนักงานขาย ตารางรหัสต่างๆ ตารางรายชื่อจังหวัดอำเภอตำบล ตารางวันที่ ตารางเลขที่เดือน และตารางเลขที่ปี แล้วลิงค์ข้อมูลไปใช้ร่วมกับคำสั่ง Data Validation แบบ List ซึ่งช่วยทำให้สามารถคลิกเลือกรายชื่อที่ต้องการโดยไม่ต้องพิมพ์เอง หรือลิงค์ข้อมูลส่วนกลางเหล่านี้ไปใช้ต่อในการคำนวณ

ที่มาของข้อมูลส่วนกลางที่นำมาใช้บ่อยนี้ ส่วนใหญ่ได้มาจากข้อมูลที่บันทึกไว้ในโปรแกรมสำเร็จรูปหลากหลายประเภทที่ใช้อยู่ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบัญชี โปรแกรมบันทึกการขาย หรือโปรแกรมสินค้าคงคลัง เพียงสั่ง export ข้อมูลออกมาเป็นแฟ้ม Excel  หรือเป็นแฟ้มนามสกุล dbf, csv, txt, sql ก่อนแล้วใช้คำสั่ง Data > Get External Data > From Microsoft Query เลือกนำข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดเข้ามาใช้ในแฟ้ม Excel ต่อไป

ก่อนที่จะนำข้อมูลที่ export มาใช้ ต้องผ่านการตรวจสอบว่ามีรายการที่บันทึกซ้ำอยู่หรือไม่ เพื่อจัดการ copy ข้อมูลเฉพาะที่เป็นรายการเดียว (Unique List) แยกออกไปเก็บไว้ เช่น เดิมข้อมูลชื่อลูกค้าเก็บไว้ในตารางจาก A2:A100 ให้สร้างสูตรในเซลล์ B2 =CountIF($A$2:A2,A2) แล้ว copy สูตรนี้กำกับแต่ละรายการจาก B2:B100 เพื่อตรวจสอบแต่ละเซลล์ก่อนว่า เมื่อนับจากตารางที่ผ่านมาแล้วมีค่านั้นอยู่แล้วทั้งหมดกี่เซลล์ หากข้อมูลใดเป็นรายการแรก สูตรนี้ต้องคืนค่าเท่ากับ 1  แล้วใช้คำสั่ง Data Filter หาค่าที่นับแล้วเท่ากับ 1 ค่า เมื่อ copy ออกไปจะได้รายการที่เป็น Unique ที่ถูกกรองเหลือให้เห็นเท่านั้น

หากต้องการเปลี่ยนสีเพื่อแสดงตำแหน่งเซลล์ที่เป็น Unique ให้เลือกเซลล์ A2:A100 แล้วสั่ง Conditional Formatting โดยใช้สูตร =COUNTIF($A$2:A2,A2)=1 (ถ้าใช้ตัวเลือกแบบ Highlight Cells Rules > Duplicate Values หรือ Format only unique or duplicate values จะแสดงสีแบ่งกลุ่มได้เฉพาะรายการที่ซ้ำกับไม่ซ้ำ แต่ไม่สามารถแสดงค่าแรกที่เริ่มซ้ำ)

ถ้าต้องการนับจำนวนเซลล์ของค่าที่เป็น Unique (ในตารางที่ไม่มีช่องว่าง) สามารถใช้สูตร =SumProduct(1/CountIF(A2:A100,A2:A100))

ถ้าต้องการแยกข้อมูลเฉพาะที่เป็น Unique ออกไปเป็นอีกตารางหนึ่ง ให้ใช้คำสั่ง Data > Advanced แบบ Unique records only โดยเลือกให้ copy to ไปยังเซลล์ที่ต้องการ

แม้สามารถแยกข้อมูลเฉพาะรายการที่เป็น Unique ได้ด้วยวิธีการข้างต้นก็ตาม แต่ยังเป็นวิธีที่ต้องทำใหม่เองทุกครั้งเมื่อมีข้อมูลใหม่เพิ่มขึ้น ถ้าอยากได้รายการที่เป็น Unique โดยอัตโนมัติอาจใช้ Macro Recorder ช่วยทวนการใช้คำสั่งดังกล่าวหรือสร้างสูตรค้นหาตำแหน่งรายการที่เป็น Unique ด้วยสูตรอาร์เรย์  {=SMALL(IF(MATCH(A2:A100,A2:A100,0)=Num, Num), Num)} โดย Num เป็นตารางตามแนวตั้งที่ใส่เลขเรียงลำดับจาก 1-99 เอาไว้ (โปรดศึกษาเพิ่มเติมได้จาก http://www.excelexperttraining.com/forums/content.php?r=546)