การออกแบบตารางฐานข้อมูลใน Excel ไม่ได้ต่างจากการใช้โปรแกรมฐานข้อมูลอื่น หากต้องการลดความซ้ำซ้อนของการกรอกข้อมูลและช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ต้องรู้จักการออกแบบตารางฐานข้อมูลแบบ Relational โดยแยกบันทึกข้อมูลออกเป็นตารางที่บันทึกเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น แยกตารางบันทึกรหัสสินค้าชื่อสินค้า ตารางบันทึกการขาย ตารางบันทึกประวัติลูกค้าออกจากกัน เมื่อต้องการสรุปข้อมูลเป็นรายงานจึงใช้สูตรดึงรายละเอียดจากตารางที่แยกกันนี้มาแสดงในหน้ารายงาน
การสร้างตารางแบบ Relational ต่างจากการบันทึกแบบ Flat ที่บันทึกข้อมูลไว้ในตารางเดียว (โปรดอ่าน http://www.excelexperttraining.com/forums/content.php?r=507) แต่ทั้งนี้มิใช่ว่าทุกประเภทงานจำเป็นต้องแยกตารางแบบ Relational เสมอไป เพราะผู้ที่จะใช้ตารางแบบ Relational ได้สมบูรณ์ต้องมีความรู้พื้นฐานเรื่องสูตรและคำสั่งของ Excel เป็นอย่างดีจึงสามารถนำข้อมูลจากต่างตารางมาใช้ร่วมกันได้ ต่างจากการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันไว้ในตารางเดียวแบบ Flat ที่ใช้เพียงคำสั่งบนเมนูมาจัดการหาคำตอบที่ต้องการก็ได้แล้ว เปิดกว้างให้ผู้ใช้งานทั่วไปนำตารางฐานข้อมูลแบบ Flat ไปใช้ประโยชน์ได้ยืดหยุ่นกว่า โดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารซึ่งไม่เก่ง Excel นัก
หากมีสินค้าไม่กี่ประเภท เช่น ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจขายรถยนต์ ธุรกิจที่รับผลิตสินค้าตามคำสั่งพิเศษ ซึ่งมีรายการซื้อขายไม่มากนัก และไม่ต้องห่วงว่าแฟ้มบันทึกข้อมูลใหญ่มากจน Excel ทำงานช้าลงจนรอไม่ไหว อีกทั้งใช้ Excel 2007 เป็นต้นมาสามารถบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ในตารางเดียวกัน เพราะในชีทหนึ่งๆมีมากกว่าหนึ่งล้าน row และหนึ่งหมื่นกว่า column จึงรับข้อมูลซื้อขายในแต่ละปีได้สบายมาก โดยออกแบบให้มีหัวตารางต่อไปนี้เรียงลำดับตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นกับสินค้าแต่ละตัว เพื่อบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินค้าตัวนั้นๆในรายการเดียวตั้งแต่ต้นที่เกิดสินค้านั้นขึ้นจนจบกระบวนการขายและส่งสินค้า