วิธีง่ายที่สุดซึ่งผู้ใช้ Excel ไม่มีพื้นฐานมากนักชอบใช้กัน มักเลือกออกแบบตารางฐานข้อมูลโดยกรอกข้อมูลไว้ตามแนวตั้งหรือแนวนอนตามลักษณะของตารางรายงานหรือตารางคำนวณ เช่น หน้ารายงานแสดงคำตอบรายเดือนแต่ละเดือนไว้ตามแนวนอนจากเซลล์ B5:M15 ดังนั้นข้อมูลในตารางฐานข้อมูลจึงบันทึกไว้ตามแนวนอนเช่นกันจากเซลล์ B2:M2 เพื่อทำให้สามารถสร้างสูตรลิงค์ดึงค่าที่ต้องการมาใช้ได้สะดวกเซลล์ต่อเซลล์ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการใส่เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิง แต่การบันทึกข้อมูลเรื่องหนึ่งๆไว้ตามแนวนอนจะไม่สามารถนำคำสั่งบนเมนู Data เช่น Sort หรือ Filter มาใช้งานต่อได้เลย

ตารางฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้ถูกต้องมีความสำคัญอย่างมาก ไม่เพียงจะช่วยทำให้ใช้คำสั่งบนเมนู Data ทุกคำสั่งได้ทันทีแล้วยังต้องช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดกะทัดรัดและแฟ้มคำนวณได้เร็ว (ดูรายละเอียดจาก http://www.excelexperttraining.com/forums/content.php?r=500 ) ซึ่งผู้ใช้ Excel ควรรู้จักการใช้สูตร VLookup, Match, Index, Offset, Transpose, หรือสูตรอื่นที่เกี่ยวข้องกับการหาข้อมูล จะได้ไม่ต้องกังวลกับการดึงข้อมูลที่เก็บไว้ตามแนวตั้งไปใช้กับการคำนวณในตารางคำนวณตามแนวนอน

หากต้องการใช้ชีทเดียวเก็บตารางทั้งหมดทุกประเภท (เหมือนกับใน Excel รุ่นแรกๆซึ่งมีชีทเพียงชีทเดียว) ต้องหาทางจัดขนาด column ให้เหมาะกับทุกตารางที่อาจวางไว้ในแนวเดียวกันในชีทเดียวนั้นให้ได้ และต้องสามารถพิมพ์รายงานเรียงลำดับหน้าตามต้องการได้โดยไม่จำเป็นต้องสร้างตารางเรียงตามลำดับการพิมพ์ โดยกำหนดชื่อ Range Name หรือตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการพิมพ์แต่ละหน้าคั่นด้วยเครื่องหมายคอมมาไว้ในส่วนของ Print Area เช่น Print1,Print2,Print3 หรือ $B$2:$E$16,$E$9:$H$25,$I$3:$L$29 อย่างไรก็ตามการเก็บตารางไว้ในชีทเดียวอาจไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะนักเพราะเมื่อปรับขนาดของ row หรือ column ในตารางหนึ่งจะกระทบกับโครงสร้างของตารางอื่นที่วางไว้ในแนว row หรือ column เดียวกัน

จากที่อธิบายมาข้างต้นมิได้หมายความว่าห้ามใช้ชีทเดียวเก็บข้อมูลทุกตาราง เพราะถ้าสามารถดูข้อมูลทุกอย่างได้ครบในชีทเดียวกันได้ย่อมสะดวกกว่าการคลิกเปลี่ยนไปยังชีทอื่นมาก โดยเฉพาะในช่วงแรกซึ่งยังมีข้อมูลไม่มากนัก หรือยังสร้างสูตรไม่เก่งจะได้เห็นผลลัพธ์กับตาทันทีที่ข้อมูลซึ่งเป็นตัวแปรในการคำนวณเปลี่ยนค่าต่างไปจากเดิม ต่อมาเมื่อข้อมูลเริ่มมากขึ้นหรือมีความสลับซับซ้อนมากขึ้นจึงค่อยใช้วิธี Cut ตารางไปวางที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ซึ่ง Excel จะปรับโครงสร้างสูตรเดิมที่สร้างไว้เป็นสูตรที่มีตำแหน่งลิงค์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มให้เอง ทั้งนี้ประเด็นสำคัญคือ แม้ใช้ชีทเดียวเก็บข้อมูลทุกตารางไว้ก็ตาม ต้องจัดเตรียมแบ่งข้อมูลแต่ละเรื่องไว้เป็นตารางส่วนของเรื่องนั้นไว้ชัดเจน พร้อมที่จะเลือกขอบเขตตารางที่ต้องการเพื่อสั่ง Cut ได้ทุกเมื่อ

ถ้าใครผ่านการอบรมหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดด้วย Excel กับผมมาก่อน จะส่งแฟ้มที่ใช้ชีทเดียวเท่านั้นมาถามในฟอรัมเสมอเพราะง่ายที่จะแกะและไม่ลำบากในการอธิบาย และจะไม่ส่งแฟ้มที่สร้างสูตรลิงค์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มมาถาม เพราะเขาย่อมรู้ว่าแค่สั่ง Cut ตารางไปวางที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น Excel จะปรับโครงสร้างสูตรเดิมที่สร้างไว้เป็นสูตรที่มีตำแหน่งลิงค์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มให้เอง

เมื่อข้อมูลเริ่มมากขึ้นหรือมีความซับซ้อนมากขึ้น ควรแยกชีทเก็บฐานข้อมูลแต่ละเรื่องเพื่อช่วยให้เกิดความสะดวกในการค้นหา เรียกดู หรือสั่งพิมพ์ โดยพยายามเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ใน column เดียวกันของแต่ละชีทเสมอจะได้สะดวกในการจดจำของมนุษย์ว่าเรื่องนั้นเรื่องนี้มักอยู่ใน column ใด

หากไม่จำเป็นแล้วไม่ควรแยกแฟ้มที่เก็บตารางฐานข้อมูลออกจากตารางคำนวณ เพราะจะทำให้ไม่สะดวกในการใช้งานและไม่ได้ช่วยให้แฟ้มที่ลิงค์ค่ามาใช้ในการคำนวณมีขนาดเล็กลงแต่อย่างใด การแยกแฟ้มตารางฐานข้อมูลออกจากแฟ้มคำนวณควรทำในกรณีที่ฐานข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลส่วนกลางซึ่งถูกลิงค์ไปใช้ในแฟ้มคำนวณอื่นอีกหลายแฟ้ม หรือต้องการลิงค์เฉพาะค่าบางค่ามาใช้ข้ามแฟ้ม หรือลิงค์เฉพาะผลลัพธ์จากเซลล์บางเซลล์มาใช้ต่อ

ประโยชน์ของการแยกแฟ้ม เช่น แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลแต่ละเดือนไว้ในแต่ละชีท ควรแยกเก็บไว้เป็นแฟ้มแต่ละเดือนจะเหมาะกว่า เมื่อต้องการดึงข้อมูลจากเดือนใด ให้ใช้คำสั่ง Data > Edit Links > Change Source เปลี่ยนชื่อแฟ้มต้นทางไปยังแฟ้มที่เก็บข้อมูลของเดือนที่ต้องการ ซึ่งง่ายและสะดวกกว่าการแยกชีทตามรายเดือนอย่างมาก (หลีกเลี่ยงการสูตร Indirect ดึงข้อมูลข้ามแฟ้ม เพราะทำงานช้าและจำเป็นต้องเปิดแฟ้มต้นทางด้วยเสมอสูตรนี้จึงจะทำงาน)

“ถ้าเก็บข้อมูลไว้จนเต็มครบทุก row ในชีทแล้ว ข้อมูลรายการถัดไปจะนำไปเก็บไว้ที่ไหน จะขึ้นชีทใหม่หรือขึ้นแฟ้มใหม่เพื่อบันทึกข้อมูลรายการถัดไป