SharePoint 2013 - Fonctionnalités sociales, Site Communautaire (fr-FR)

SharePoint 2013 - Fonctionnalités sociales, Site Communautaire (fr-FR)


Note : Cet article est une traduction de l'article SharePoint 2013: Social Features, Community Site.



Composants sociaux de SharePoint

SharePoint 2013 est arrivé avec une solution complète de fonctionnalités sociales. SharePoint 2013 a été optimisé et offre la possibilité aux utilisateurs de travailler dans un environnement connecté à l'aide de sites communautaires, il fournit la possibilité de partager  les connaissances, de collaborer par le biais de flux RSS. 
Les esprits "vifs" se distinguent en gagnant des points et des badges. Les utilisateurs peuvent suivre les autres pour continuer à obtenir leurs mises à jour. 
Les gens peuvent mettre en avant des idées ou des innovations en likant et en commentant les articles. Et de nos jours toutes les sociétés sont tournées vers le travail en temps réel en utilisant des plateformes sociales et SharePoint est l'une d'entre elle
.

Nous allons commencer à appréhender les fonctionnalités sociales de SharePoint afin que vous puissiez  planifier efficacement et créer la plate-forme sociale . 
Dans SharePoint 2013, l'architecture des composantes sociales a changé et vous devez en être averti. 
Quand vous commencez à planifier la plate-forme sociale, vous devez étudier les composantes sociales suivantes : Les sites communautaires, les "My Sites", les sites personnels, le service de profil utilisateur, les flux d'activités. 
Vous devez décider de la quantité d'espace nécessaire, quelle sera la charge sur le serveur SQL et une considération de sécurité très importante : qui fera quoi ?


Site Communautaire

Nous allons commencer l'apprentissage des sites communautaires. Les sites communautaires dans SharePoint fournissent une expérience d'un site de forum où vous pouvez commencer une discussion avec un groupe de personnes ; vous pouvez partager des idées. 
Dans un site communautaire, vous pouvez catégoriser les discussions à l'aide de la fonctionnalité : catégorie. Vous pouvez créer votre site communautaire en mettant en place des règles de reconnaissance
.

Que peut-on faire dans un Site Communautaire ?

Lorsque vous envisagez d'utiliser un site communautaire pour créer du social ou des sites de forum la première question qui vous vient à l'esprit est de savoir ce que vous pouvez faire. C'est ce que nous allons voir dans la suite de cet article.

1. Est-ce que je peux créer des forums pour ma société où les employés peuvent poser des questions et obtenir des réponses? - Oui, c'est possible.
2. Est-ce que je peux créer/supprimer/gérer des groupes/communautés pour différents départements ? - Oui, c'est possible.
3. Est-ce que je peux créer une application où les administrateurs du département démarrent une discussion pour le personnel ? - Oui, c'est possible.
4. Est-ce que je peux connaître le meilleur contributeur de mon groupe ou de la communauté ? - Oui, c'est possible.
5. Est-ce que je connaître les discussions les mieux notées, et répondues ? - Oui, c'est possible.
6. Est-ce que je peux mettre en place un flux de travail dans lequel les articles sont d'abord approuvés avant d'être publiés ? - Oui, vous pouvez utiliser des workflows ou des "Event Receivers" sur une liste.
7. Est-ce que je peux modérer les messages ? - Oui, c'est possible.
8. Est-ce que je peux avoir différents jeux comme le meilleur contributeur, ou le membre le plus reconnu ? - Oui, c'est possible..
9. Est-ce que je peux créer une application/forum où mes employés peuvent publier des idées, qui seront ensuite traitées  ? -Oui, c'est possible.
10. Est-ce que je peux obtenir des groupes/communautés ou des utilisateurs suggérés - Oui, c'est possible.


Il y a tellement de questions, je vous invite à les mettre ici si vous en avez  d'autres.

Créer un Site communautaire

Il existe trois façons de mettre en place un site communautaire; selon votre besoin, vous pouvez choisir l'un d'entre elles.

1. En choisissant le modèle de site « Site communautaire » et créer une communauté autonome.
Avec cette option, vous pouvez créer un site communautaire au niveau d'une collection de sites ou d'un site. Toutes les fonctionnalités sont créées et disponibles pour vous lorsque vous commencerez à utiliser le site communautaire, une fois celui-ci créé.

2. En activant la fonctionnalité "Site communautaire" sur les sites existants.
Avec cette option vous pouvez rendre disponibles les fonctionnalités communautaires sur le site existant en activant la fonctionnalité "Site communautaire"Cette fonctionnalité crée des pages, des listes, etc. nécessaires à la communauté.

3. En créant une liste de Discussion
.
Il s'agit d'une option est utilisé à des fins sociales très minimes. Si votre organisation veut juste de configurer le site à des fins de discussion, alors vous pouvez juste créer une liste de discussion.

1. En choisissant le modèle de site « Site communautaire » et créer une communauté autonome.

Dans cet exemple, nous allons créer un site communautaire en tant que sous-site.
a. Allez dans "Contenu du site".
b. 
Cliquez sur "Nouveau sous-site".
c.
Dans le formulaire saississez le nom du site et son url, ainsi que les autres informations requises. Choisissez le modèle "Site communautaire".



d. Cliquez sur créer et attendre la fin de la création. Une fois le site communautaire créé, vous pouvez l'écran ci-dessous. 
Sur cette page vous pouvez voir les différentes options de paramétrage du site communautaire.


Vous pouvez maintenant ajouter des utilisateurs à ce site communautaire selon vos besoins. 
Les types de membres pour un site peuvent être catégorisés comme propriétaire, modérateur, contributeur et visiteur
.

2. En activant la fonctionnalité "Site communautaire" sur les sites existants

Nous allons voir ici comment faire d'un site existant un site communautaire.
a. Connectez-vous au site
b. Allez dans paramètres du Site -> Gérer les fonctionnalités du site
c. Activez la fonctionnalité « Fonctionnalité Site communautaire »

Après çà, vous avez tous les composants de la communauté créés pour vous permettre de démarrer.

Fonctionnalités d'un Site communautaire

1. Signalement de contenu choquant

Un site communautaire vous donne la possibilité de surveiller le contenu affiché dans une discussion comme message ou réponse. Par défaut, ce n'est pas activé.
Pour activer cette fonctionnalité, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connecté en tant que propriétaire ou modérateur, allez à la page d'accueil.
2. Cliquez sur "Paramètres de la communauté".
3. 
Sélectionnez "Activer le signalement de contenu choquant".

  
Une fois que cette fonction est activée, les utilisateurs peuvent soumettre des articles ou des réponses au modérateur qui peut les retrouver dans la liste de modération; il peut ensuite supprimer, modifier ou conserver l'article. Pour activer la notification par email, les paramètres du courrier électronique sortant doivent être configurés dans l'administration centrale.

2. Paramètres de réputation

Il s'agit d'une autre fonctionnalité disponible dans un site communautaire.
Cette fonctionnalité garde vos utilisateurs actifs sur le site communautaire, le résultat est que votre site reste actif la plupart du temps.
L'autre objectif principal de cette fonctionnalité peut également être le fait de définir les jalons pour les utilisateurs; vous avez comme exemple les forums TechNet
.

Maintenant pour changer ou configurer ces paramètres de réputation pour votre site communautaire, suivez la procédure ci-dessous
:

2. 1Connectez-vous sur le site en tant que propriétaire ou modérateur et allez sur la page d'accueil.

2. 2Cliquez sur "Paramètres de réputation" dans les outils de la communauté. La page de paramètres de réputation s'ouvre alors.



Sur cette page, vous pouvez configurer les points pour les différentes activités, comme la création d'un nouvel article, une réponse,, etc.. Ceci dépend complètement de vos besoins. Vous pouvez également choisir des "j'aime" ou des étoiles pour les évaluations.
2.3. Une fois que tous la configuration est terminée enregistrez les paramètres

3. Les badges

Dans le site communautaire, vous pouvez promouvoir n'importe quel membre en donnant les badges.
Par exemple, si vous pensez qu'un membre est expert sur un sujet alors vous pouvez lui attribuer un badge expert de ce sujet. Par défaut il existe deux badges disponibles sur le site : Expert et Professionnel.
Vous pouvez créer des badges en plus pour satisfaire vos besoins. Un badge n'est rien de plus qu'un simple texte affiché en regard du nom de l'utilisateur.

Il y a deux façons d'attribuer des badges :

        
a. Sur la base des points acquis
        b. Le modérateur peut affecter des badges.
Un seul badge peut être assigné à la fois à un utilisateur.
Pour créer un badge, accédez à la liste des badges via les outils de la communauté et ajoutez autant de badges que nécessaire.


 

4. Les catégories

Il s'agit d'un autre élément des sites communautaires grâce auquel vous pouvez classer les discussions.
Par défaut, il n'y a qu'une seule catégorie : Général. Mais vous pouvez ajouter d'autres catégories. Les catégories vous aident à rassembler les discussions qui traitent du même sujet. Le meilleur exemple sont les forums Microsoft TechNet
.

Pour gérer les catégories accédez à la liste des catégories visa les outils dusite communautaire.


5. Les discussions

Les discussions sont le cœur d'un site communautaire; toute les conversations passent par elles dans un site communautaire.
Vous pouvez gérer toutes les discussions de la communauté. Les discussions sont stockées dans une liste SharePoint, donc les commandes habituelles d'une liste sont disponibles. 


Que contient par défaut un site communautaire ?

Il contient des listes, des pages web avec des composants WebPart, comme suit : 

Listes  
• Liste de discussions 
Liste de catégories 
Liste des membres de la communauté 
Liste de badges 

Pages
• Page d'accueil de la communauté
Page de paramètres d'administration
Page des catégories 
Page "A propos"
Page des membres

Composants WebPart

 
"A propos de cette communauté" : affiche le nombre de membres, discussions, réponses, etc. 
• "
Mon appartenance à un groupe"  : affichages les contributions du membre.
• "Principaux collaborateurs"
 : affiche les membres qui contribuent le plus. 

Prise en compte des performances

Lorsque vous envisagez de créer des communautés à l'aide de sites SharePoint, vous devez tenir compte de la performance de votre site, ainsi que de la performance de votre ferme.

Parce qu'au fond toutes les discussions, réponses sont sauvegardées dans la liste de discussions. Vous devez ainsi penser à la santé et les performances de la liste de discussion.
Vous devez réfléchir sur le nombre de discussions qui peuvent être publiées ? Combien de réponses attendez-vous ? Si l'utilisation du site de la communauté est élevée alors vous devrez planifier la stratégie de rétention, la purge des anciennes discussions ou même la suppression des discussions non utilisées. 
Vous devez prévoir tous ces points avant de configurer des sites communautaires parce qu'une fois mis en ligne, vous ne voulez pas perdre des données importantes


Vous devez également penser au nombre de communautés que vous souhaitez autoriser à être créées sur votre ferme. Parce qu'en fin de compte, les communautés sont soit une collection de sites soit un sous-site. Il faut noter que SharePoint 2013 permet d'avoir 5 000 collections de sites par base de données, mais bien que vous puissiez modifier ce nombre maximum la norme est de 5000. Vous devez également penser aux bases de données de contenu, vous avez besoin de prévoir leur taille en fonction de  la taille des données téléchargées sur les sites communautaires. Vous pouvez aussi réfléchir à la mise en place de la suppression ou de la fermeture du site, qui est une fonctionnalité intéressante dans SharePoint.

C'est tout pour les Sites communautaires.

Autres langues disponibles

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