ผู้ใช้ Excel ควรลองสร้างแฟ้มที่มีตารางขนาดใหญ่ เพื่อบันทึกค่าลงไปในตารางแล้วจัดเก็บแฟ้มเพื่อตรวจสอบขนาดของแฟ้มว่ามีขนาดแตกต่างกันอย่างไร เริ่มจากกดปุ่ม F5 เพื่อเลือกพื้นที่เซลล์ตั้งแต่ A1:Z10000 (หรือขนาดตารางอื่นๆตามใจ) จากนั้นทดลองพิมพ์เลข 1 แล้วกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับ Enter เพื่อบันทึกเลข 1 ลงไปพร้อมกันทุกเซลล์ จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้มเพื่อดูขนาดของแฟ้ม
รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์เลข 12345 ลงไปแทนเลข 1 จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์ตัวอักษร a ลงไปแทนเลข 12345 จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์ตัวอักษร abcde ลงไปแทนตัวอักษร a จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์สูตร =1 ลงไปแทนตัวอักษร abcde จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์สูตร =12345 ลงไปแทนสูตร =1 จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์สูตร =”a” ลงไปแทนสูตร =12345 จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม รอบต่อไปให้ทดลองพิมพ์สูตร =”abcde” ลงไปแทนสูตร =”a” จากนั้นให้สั่งจัดเก็บแฟ้ม
จะพบว่าขนาดแฟ้มเรียงลำดับจากเล็กที่สุดไปใหญ่ที่สุดเป็นไปตามลำดับต่อไปนี้
นอกจากนั้น ไม่ว่าจะบันทึกเลข 1 หรือเลข 12345 ลงไป (หรือ a vs abcde, =1 vs =12345, =”a” vs =”abcde”) แฟ้มยังมีขนาดเท่ากันหรือใหญ่ขึ้นเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แสดงว่าขนาดแฟ้มขึ้นกับประเภทข้อมูล แต่ไม่ผันแปรตามจำนวนข้อมูลที่อยู่ในเซลล์เท่าใดนัก
เมื่อทราบเช่นนี้แล้ว หากต้องการทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กที่สุด ต้องพยายามหลีกเลี่ยงการใช้สูตร หรือสูตรในเซลล์ใดซึ่งคำนวณให้คำตอบที่เป็นค่าคงที่ซึ่งจะไม่เปลี่ยนแปลงผลลัพธ์อีกต่อไปก็ควรทำลายสูตรให้เป็นค่าคงที่โดยสั่ง Paste Special แบบ Value ทับลงไป โดยเฉพาะตัวเลขลำดับ 1 2 3 4 5 ที่ต้องมีไว้กำกับเป็นเลขที่รายการ ควรใช้บันทึกเป็นค่าคงที่ไว้ดีกว่าการจับเลขมาบวก 1 ต่อกันไปเรื่อยๆ
ส่วนความเร็วในการคำนวณ สูตรสำเร็จรูปของ Excel โดยเฉพาะสูตร Sum และ SumIF ที่นิยมใช้อ้างอิงจากพื้นที่ตารางขนาดใหญ่หรือทั้ง column เผื่อกันไว้ก่อน เช่น =Sum(A:A), =SumIF(A:A,”abcde”,B:D) จะได้ไม่ต้องเสียเวลามาแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงในสูตรใหม่อีกตามขนาดของข้อมูลที่บันทึกไว้จริงนั้น จะทำให้ Excel คำนวณช้าลงอย่างมาก
อย่างไรก็ตามจากอินเตอร์เน็ตพบคำอธิบายต่อไปนี้ http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa730921(v=office.12).aspx
For functions like SUM, SUMIF, and SUMIFS that handle ranges, the calculation time is proportional to the number of used cells you are summing or counting. Unused cells are not examined, so whole column references are relatively efficient, but it is better to ensure you do not include more used cells than you need. Use tables, or calculate subset ranges or dynamic ranges.
… The Excel SUM and SUMIF functions are frequently used over a large number of cells. Calculation time for these functions is proportionate to the number of cells covered, so try to minimize the range of cells that the functions are referencing.
แสดงว่าหากใช้สูตร Sum หรือ SumIF กับพื้นที่ตารางขนาดใหญ่ ต้องระวังเซลล์ที่เคยถูกใช้หรือกำลังใช้อยู่ เพราะ Excel รับรู้ว่าเซลล์เหล่านั้นกลายเป็น Used Cell ทันทีไม่ว่าจะบันทึกค่าหรือกำหนดรูปแบบไว้ก็ตาม ส่งผลให้สูตร Sum หรือ SumIF คำนวณช้าลง
เซลล์ที่ถูกใช้จะกลายเป็น Used Cell ไปตลอดแม้ว่าจะถูกลบค่าที่บันทึกไว้ไปแล้วก็ตาม จนกว่าจะถูก delete cell แล้วจัดเก็บแฟ้ม แล้วเปิดแฟ้มขึ้นมาใหม่จะล้างสถานะของ Used Cell ให้กลับเป็นเซลล์ที่ไม่เคยถูกใช้งาน (ซึ่งค้นหาขอบเขตของ Used Cellได้โดยกดปุ่ม Ctrl+End)
สูตรในกลุ่ม Lookup เช่น VLookup, Match, Index ก็มีความเร็วในการคำนวณขึ้นกับขนาดของตารางที่กำหนดอ้างอิงไว้ในสูตรและ Used Cell นี้เช่นกัน อ่านรายละเอียดได้จาก
http://fastexcel.wordpress.com/2011/07/20/developing-faster-lookups-part-1-using-excels-functions-efficiently/