Avantages

• Échelle en partitionnant une bibliothèque de documents.
• Pour appliquer des autorisations plus efficacement.
• Pour utiliser l'emplacement selon les propriétés de métadonnées par défaut. Vous pouvez définir par défaut les valeurs de métadonnées pour chaque dossier. Dans "Paramètres de la bibliothèque", "Paramètres de la valeur de colonne par défaut", vous pouvez définir des valeurs par défaut sur tous vous sous-dossier à partir de la racine (hérite par défaut). Également vérifier les métadonnées basés sur la localisation par défaut est caractéristique :http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee557925.aspx    .
• Les dossiers sont parfaits pour trouver des infos quand vous connaissez votre chemin autour de la structure de dossier.
• Dossiers améliorent l'efficacité de l'accès aux données, car la création d'un dossier conduit à la création d'un index interne.
• Dossiers fonctionnent très bien dans les scénarios où les partages de fichiers sont utilisés. Dans un partage de fichiers, la seule façon de classer les fichiers est par le biais de nom de fichier et de dossier structure. Dans SharePoint, nous avons le choix, et vous pourriez envisager d'utiliser les dossiers et les métadonnées ensemble.
• Dossiers fonctionnent beaucoup mieux avec des vues de l'Explorateur Windows. Dans une structure plate, vous voyez tout et rien dans une vue...
• Ensembles de documents héritent du type de contenu de dossier. Donc, même si vous renvoyer l'idée d'utiliser des dossiers, vous êtes probablement encore un fan de leur utilisation sans le reconnaître (c'est-à-dire, à moins que vous nier l'utilité des ensembles de documents).
• Vous pouvez utiliser des dossiers tout en leur retirant encore vue. Si vous ne voulez pas utiliser les dossiers de tous les temps, créer une vue qui n'affiche pas les dossiers. Dans "paramètres de la bibliothèque' - 'Create View" - "standard view" - sous "dossiers" - vous avez le choix de « afficher tous les éléments sans dossiers ». Cela transformera votre structure de dossier basé dans une bibliothèque de plate.
• Dossiers est un excellent moyen d'introduire des métadonnées aux utilisateurs changement-réticents de vieille école, à l'aide de valeurs de dossier par défaut vous permettra d'ajouter des métadonnées sans l'utilisateur s'en apercevoir.
• Dossiers gagner du temps dans les migrations si vous pouvez copier une structure de dossier existante fileshare.

Inconvénients

• Si vous ne connaissez pas la structure des dossiers, trouver des infos plus facilement utilise métadonnées basée navigation.
• Dossiers augmentent la longueur de l'URL, qui casse quand il saute au-dessus environ 260 caractères. Voir :http://www.loisandclark.eu/Pages/limitsurl.aspx  
• Les dossiers n'allure lorsque vous placez un composant WebPart de bibliothèque sur une page (il n'y a aucune navigation sauvegarder le dossier parent).
• Dossiers sans métadonnées, peut vous amener à « perdre » des documents.
• Il est plus difficile de changer les structures de dossiers, alors que la modification des métadonnées est facile.

Commentaires supplémentaires sur la sécurité...
Vous pouvez avoir plusieurs bibliothèques de documents dans un site, qui est aussi une manière de séparer/autorisations de sécurité. Il y a un outil commercial tiers disponibles pour SharePoint qui permet de définir des autorisations par l'utilisation de métadonnées. Donc, si vous êtes intéressé par ce, vous pouvez investiguer plus avant.

Dossier vs métadonnées

• SPS 2013 recherche le rend facile de trouver des fichiers utiles et des éléments de liste avec ou sans toutes les métadonnées ajoutées.
• Si vous n'utilisez pas de métadonnées, SharePoint automatiquement ajoute des métadonnées en tout cas à vos documents. Le nom de document, type de document, le nom du dossier, créé par, modifié par etc.. SharePoint ajoute une vingtaine de métadonnées à vos documents automatiquement sans que vous ayez à faire une chose.Donc en fait vous utilisez toujours des métadonnées.
• Vous pouvez perdre des documents lorsqu'il est placé dans le bon dossier, mais le même est vrai lorsque vous ajoutez des métadonnées mal à un document. Un bon moteur de recherche atténue ces problèmes.
• Sans compter que le temps nécessaire pour ajouter sans cesse de nouvelles métadonnées aux documents individuels, il n'y a aucun moyen décent pour ajouter ou modifier des métadonnées en vrac quand son terme stocker métadonnées. Options d'affichage de la feuille de données sont grisées lorsque vous utilisez la Banque de termes. Vous allez vraiment vous demander aux utilisateurs d'ajouter des métadonnées aux documents individuels quand ils veulent passer de 50 documents de partage de fichiers à SharePoint sur n'importe quel jour donné ?Voulez-vous vraiment d'utiliser le logiciel de migration de tierce partie pour tous les cas où cela survient ?
• Bien sûr, c'est plue pratique de ne pas créer trop de niveaux de dossiers, mais les métadonnées regroupement peut vous donner seulement 2 niveaux de structure « dossier comme ». Parfois vous avez juste besoin de 3 niveaux pour rendre la logique de structure de document pour tout le monde.
• Lorsque vous ajoutez un affichage de partie web bibliothèque sur une page, il n'y a aucun moyen de savoir dans quel dossier vous êtes à un moment donné, il est également impossible pour naviguer vers le dossier parent.Toutefois, il est possible d'investir dans un travail personnalisé de bibliothèque web part exprimer qui ne montrent pas un fil d'Ariane et qui a enlevé le plus grand inconvénient de l'utilisation des dossiers pour mes utilisateurs finaux.

Conclusion

Essayez et garder la hiérarchie de dossiers aussi plat et minimale que vous pouvez, mais ne vous limitez pas aux métadonnées vues exclusivement. Mélanger les possibilités pour de meilleurs résultats ! Si vous choisissez de dépendent des métadonnées uniquement, vous devez séparer les séries de documents en les mettant dans ses propres sites Web et définir les autorisations sur ce niveau. Si vous avez besoin d'une gestion des droits plus granulaire, dossiers/bibliothèques sont le moyen le plus facile de le faire.

Voir aussi

• http://social.technet.Microsoft.com/wiki/contents/Articles/12438.SharePoint-2013-Best-Practices.aspx, le seul et seules les pages SharePoint 2013 Best Practices.