Avantages

• Organiser en partitionnant une bibliothèque de documents.
• Pour appliquer plus efficacement des autorisations.
• Pour utiliser des propriétés par défaut basées sur l'emplacement. Vous pouvez définir des valeurs par défaut de métadonnées pour chaque dossier. Dans "Paramètres de la bibliothèque", "Paramètres des valeurs de colonne par défaut", vous pouvez définir des valeurs par défaut pour tous vos sous-dossiers à partir de la racine (hérite par défaut). Jetez un œil sur les propriétés basées sur l'emplacement par défaut :http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee557925.aspx .
• Les dossiers sont parfaits pour trouver des infos quand vous connaissez le chemin dans la structure de dossiers.
• Les dossiers améliorent l'efficacité de l'accès aux données, car la création d'un dossier conduit à la création d'un index interne.
• Les dossiers fonctionnent très bien dans les scénarios où les partages de fichiers sont utilisés. Dans un partage de fichiers, la seule façon de classer les fichiers est par le biais de nom de fichier et de structure de dossiers. Dans SharePoint, nous avons le choix, et vous pourriez envisager d'utiliser à la fois les dossiers et les métadonnées.
• Les dossiers fonctionnent beaucoup mieux avec des vues de l'Explorateur Windows. Dans une structure plate, vous voyez tout et rien dans une vue...
• Les "Documents Sets" héritent du type de contenu "Dossier". Donc, même si vous ne souhaitez pas utiliser de dossiers, vous êtes probablement encore un fan de leur utilisation sans le savoir (à moins que vous niiez l'utilité des document sets).
• Vous pouvez utiliser des dossiers même en les retirant des vues. Si vous ne voulez pas utiliser les dossiers tout le temps, créez un affichage qui n'affiche pas les dossiers. Dans "paramètres de la bibliothèque' - 'Créer un affichage" - "Affichage standard" - "Dossiers" - vous avez le choix d' « afficher tous les éléments sans dossiers ». Cela transformera votre structure de dossier en une structure plate.
• Les dossiers sont un excellent moyen d'introduire des métadonnées aux utilisateurs de la vieille école qui sont réticents; à l'aide de valeurs de dossier par défaut vous pourrez ajouter des métadonnées sans que l'utilisateur ne s'en aperçoive.
• Les dossiers vous font gagner du temps dans les migrations si vous pouvez copier une structure de dossiers d'un système de fichiers.

Inconvénients

• Si vous ne connaissez pas la structure des dossiers, trouver des infos sera plus facile en utilisant une navigation basée sur des métadonnées.
• Les dossiers augmentent la longueur des URLs, qui "cassent" quand le chemin fait plus de 260 caractères environ. Voir : http://www.loisandclark.eu/Pages/limitsurl.aspx 
• Les dossiers n'allure lorsque vous placez un composant WebPart de bibliothèque sur une page (il n'y a aucune navigation sauvegarder le dossier parent).
• Dossiers sans métadonnées, peut vous amener à « perdre » des documents.
• Il est plus difficile de changer les structures de dossiers, alors que la modification des métadonnées est facile.

Commentaires supplémentaires sur la sécurité...

Vous pouvez avoir plusieurs bibliothèques de documents dans un site, qui est aussi une manière de séparer/autorisations de sécurité. Il y a un outil commercial tiers disponibles pour SharePoint qui permet de définir des autorisations par l'utilisation de métadonnées. Donc, si vous êtes intéressé par ce, vous pouvez investiguer plus avant.

Dossier vs métadonnées

• SPS 2013 recherche le rend facile de trouver des fichiers utiles et des éléments de liste avec ou sans toutes les métadonnées ajoutées.
• Si vous n'utilisez pas de métadonnées, SharePoint automatiquement ajoute des métadonnées en tout cas à vos documents. Le nom de document, type de document, le nom du dossier, créé par, modifié par etc.. SharePoint ajoute une vingtaine de métadonnées à vos documents automatiquement sans que vous ayez à faire une chose.Donc en fait vous utilisez toujours des métadonnées.
• Vous pouvez perdre des documents lorsqu'il est placé dans le bon dossier, mais le même est vrai lorsque vous ajoutez des métadonnées mal à un document. Un bon moteur de recherche atténue ces problèmes.
• Sans compter que le temps nécessaire pour ajouter sans cesse de nouvelles métadonnées aux documents individuels, il n'y a aucun moyen décent pour ajouter ou modifier des métadonnées en vrac quand son terme stocker métadonnées. Options d'affichage de la feuille de données sont grisées lorsque vous utilisez la Banque de termes. Vous allez vraiment vous demander aux utilisateurs d'ajouter des métadonnées aux documents individuels quand ils veulent passer de 50 documents de partage de fichiers à SharePoint sur n'importe quel jour donné ?Voulez-vous vraiment d'utiliser le logiciel de migration de tierce partie pour tous les cas où cela survient ?
• Bien sûr, c'est plue pratique de ne pas créer trop de niveaux de dossiers, mais les métadonnées regroupement peut vous donner seulement 2 niveaux de structure « dossier comme ». Parfois vous avez juste besoin de 3 niveaux pour rendre la logique de structure de document pour tout le monde.
• Lorsque vous ajoutez un affichage de partie web bibliothèque sur une page, il n'y a aucun moyen de savoir dans quel dossier vous êtes à un moment donné, il est également impossible pour naviguer vers le dossier parent.Toutefois, il est possible d'investir dans un travail personnalisé de bibliothèque web part exprimer qui ne montrent pas un fil d'Ariane et qui a enlevé le plus grand inconvénient de l'utilisation des dossiers pour mes utilisateurs finaux.

Conclusion

Essayez et garder la hiérarchie de dossiers aussi plat et minimale que vous pouvez, mais ne vous limitez pas aux métadonnées vues exclusivement. Mélanger les possibilités pour de meilleurs résultats ! Si vous choisissez de dépendent des métadonnées uniquement, vous devez séparer les séries de documents en les mettant dans ses propres sites Web et définir les autorisations sur ce niveau. Si vous avez besoin d'une gestion des droits plus granulaire, dossiers/bibliothèques sont le moyen le plus facile de le faire.

Voir aussi

• http://social.technet.Microsoft.com/wiki/contents/Articles/12438.SharePoint-2013-Best-Practices.aspx, le seul et seules les pages SharePoint 2013 Best Practices.