หากต้องการใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้ม Excel ได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบแก้ไขหรือใช้สูตรยุ่งยากซับซ้อนเพื่อค้นหาข้อมูล พึงระลึกไว้ว่า ข้อมูลที่พิมพ์ลงไปต้องมีสถานะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ตามลักษณะของค่าที่เห็นด้วยสายตาด้วย เช่น ตัวเลขที่เห็นในเซลล์ว่าเป็นเลข 001 ก็ต้องมีสถานะเป็นเลขด้วย กล่าวคือมีค่าเป็นเลข 1 ไม่ใช่ ‘001 ที่มีเครื่องหมายฝนทองนำหน้า ซึ่งทำให้มีสถานะเป็นตัวอักษร

พื้นที่ตารางที่ใช้ในการบันทึกพิมพ์ค่าใดๆลงไป อย่ากำหนด Format ให้ข้อมูลชิดซ้ายหรือชิดขวา โดยปล่อยให้ข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแสดงสถานะของตัวเองให้เห็นทันทีเมื่อกดปุ่ม Enter เพราะ Excel จะเลื่อนข้อมูลที่พิมพ์ลงไปให้ชิดซ้ายหรือขวาตามสถานะของค่าที่แท้จริงให้เอง นั่นคือตัวเลขชิดขวา ตัวอักษรชิดซ้าย

สูตรประเภทฐานข้อมูล เช่น VLookup และ Match จะใช้สถานะของข้อมูลในการค้นหาค่าที่ต้องการ โดยจะค้นหาข้อมูลพบต่อเมื่อใช้ข้อมูลที่มีสถานะเป็นเลขค้นหาพบจากตารางที่เก็บตัวเลข และจะใช้ข้อมูลที่มีสถานะเป็นตัวอักษรค้นหาพบจากตารางที่เก็บตัวอักษร ดังนั้น ถ้าใช้ ‘001 ค้นหาจากตารางที่เก็บตัวเลข 001 ย่อมไม่มีทางคืนค่าได้ถูกต้อง

ในกรณีที่ต้องการแสดงเลข 1 ที่พิมพ์ลงไปให้มีเลข 0 นำหน้ากลายเป็น 001 วิธีที่ถูกต้อง ให้กำหนด Format เป็น 000 แต่ผู้ที่ใช้ Excel อย่างไม่ระวังอาจพิมพ์ ‘001 ลงไปอีกก็ได้ ดังนั้นแทนที่จะกำหนดรหัสใดๆให้มีเลข 0 นำหน้า ขอแนะนำให้พิมพ์ตัวอักษรตัวใดๆก็ได้นำหน้าตัวเลขแทน เช่น a001 จะทำให้หมดปัญหาเพราะ a001 ย่อมมีสถานะเป็นตัวอักษรชัดเจน