เนื่องจากความง่ายในการบันทึกข้อมูลลงไปในตาราง โปรแกรม Microsoft Excel จึงไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมซึ่งมีตารางสำหรับเอามาใช้คำนวณเท่านั้น Excel กลายเป็นโปรแกรมที่นำมาใช้กับงานได้หลากหลายประเภท ไม่จำกัดเฉพาะงานบัญชีการเงิน แต่ยังนำ Excel ไปใช้บันทึกข้อมูลต่างๆนานา ซึ่งความสะดวกในการบันทึกนี่เอง กลับทำให้ข้อมูลถูกบันทึกไว้อย่างตามใจ แล้วนำมาใช้งานได้ไม่เต็มที่ บางกรณีถึงกับนำมาใช้งานไม่ได้ ใช้ไปใช้มาสักพัก ถึงกับจำเป็นต้องเสียแรงเสียเวลาเริ่มต้นบันทึกข้อมูลกันใหม่ บทความนี้จึงขอแนะนำวิธีคิด วิธีออกแบบตารางเก็บข้อมูลที่ถูกต้องให้ทราบกัน

ต้นเหตุของปัญหาเกิดจากผู้ใช้ Excel รู้จัก Excel เพียงผิวเผิน ไม่รู้ว่ามีคำสั่งบนเมนูหรือมีสูตรคำนวณอะไรบ้างเพื่อนำใช้ในการหายอดรวมคำตอบเรื่องที่ต้องการ สูตรที่รู้จักกันดีมีเพียงสูตรบวกลบคูณหารกันธรรมดา ผู้ใช้ Excel จึงมักออกแบบตารางแยกเก็บตัวเลขแต่ละเรื่องที่ต้องการไว้ในตารางตามแนวนอนหรือแนวตั้งโดยเฉพาะ แล้วเมื่อใดที่ต้องการหาตัวเลขยอดรวม จะได้บวกเลขรวมกันตามแนวนอนหรือแนวตั้งนั้น วิธีนี้แม้จะทำให้เห็นข้อมูลเรื่องนั้นๆได้ชัดเจน แต่กลับทำให้ตารางมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ต้องคอยเพิ่มตารางตามแถวนอนหรือแถวตั้งขึ้นใหม่อยู่ตลอดเวลา ถ้าเพิ่มแถวต่อท้ายตารางก็ไม่ค่อยยุ่งยากนัก แต่ถ้าต้องแทรกแถวเข้าไปในตารางเดิมจะทำให้กระทบกับโครงสร้างตารางเดิมทั้งหมด ถึงกับต้องสร้างสูตรกันใหม่ทั้งตารางทีเดียว

สมมติว่า คุณต้องการใช้ Excel เก็บบันทึกข้อมูลการฝากถอนเงินฝากธนาคาร ซึ่งฝากเงินไว้กับธนาคาร 3 แห่ง จะออกแบบตารางเก็บข้อมูลอย่างไรดี

หรือแบบนี้

พึงคิดเผื่ออนาคตไว้เสมอว่า ตารางที่ออกแบบไว้ต้องสามารถรองรับกับการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมประเภทของข้อมูลที่บันทึก เช่น เดิมเคยฝากถอนเงินกับธนาคารเพียง 3 แห่ง ถ้าต้องการบันทึกธุรกรรมกับธนาคารเพิ่มเติมอีกหลายแห่ง ต้องสามารถใช้ตารางเดิมบันทึกได้ในทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนหรือแก้ไขโครงสร้างตารางหรือแก้ไขสูตร

1. แยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางคำนวณหรือตารางรายงาน โดยในตารางเก็บข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์บันทึกลงไปเท่านั้น ไม่มีสูตรคำนวณใดๆทั้งสิ้น ห้าม Merge เซลล์ และไม่จำเป็นต้องกำหนด Format หรือเปลี่ยน Format ให้ต่างไปจากเดิม

2. ใช้ตารางบันทึกข้อมูลไว้ในชีทเดียวแฟ้มเดียว โดยบันทึกรายการเพิ่มตามแนวนอนหรือเพิ่ม row (ห้ามเพิ่ม column ข้อมูลใหม่ตามแนวตั้ง) เพื่อบันทึกรายการใหม่ต่อท้ายรายการเดิมที่มีอยู่แล้วไปเรื่อยๆ


3. แทนที่จะเพิ่ม column เพื่อใช้เก็บข้อมูลเรื่องนั้นๆโดยเฉพาะ ซึ่งย่อมทำให้มี column จำนวนมาก ขอให้ใช้ column เพื่อระบุชื่อรายการกำกับรายการนั้นๆแทน จะทำให้ประหยัดจำนวน column ลงไปได้มากและไม่มีเซลล์ที่เว้นช่องว่างไว้โดยไม่เกิดประโยชน์

4. ตารางเก็บข้อมูลมีจุดประสงค์หนึ่งเพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลเก่าๆหรือบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง ดังนั้นจึงห้ามแทรกรายการใหม่เข้าไประหว่างรายการเก่า หรือเมื่อเวลาผ่านไปแล้ว ห้ามย้อนไปแก้ไขข้อมูลเก่า หรือลบรายการใดๆที่บันทึกไว้อันอาจทำให้ไม่สามารถใช้อ้างอิงเพื่อทราบถึงประวัติของข้อมูล (เฉพาะเมื่อพบว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ผิดพลาด จึงเป็นความจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลเก่า และก่อนที่จะแก้ไข ต้องจัดเก็บข้อมูลเก่าไว้เป็นหลักฐานด้วยเสมอโดยจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มต่างหากหรือพิมพ์ลงกระดาษเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการแก้ไข)

5. ข้อมูลที่บันทึกในตารางหนึ่งๆ ต้องเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน โดยแยกตารางข้อมูลเรื่องอื่นให้เป็นอีกตารางหนึ่ง เช่น ตารางการฝากถอนเงินธนาคารก็ต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการฝากถอนเท่านั้น ไม่ควรนำข้อมูลเกี่ยวข้องกับการรับจ่ายเงินกับลูกค้าหรือเจ้าหนี้มาไว้กับตารางฝากถอนเงินธนาคาร เว้นแต่การฝากถอนนั้นทำไปเพื่อรับจ่ายเงินกับลูกค้าหรือเจ้าหนี้ในกำหนดเวลาเดียวกัน เป็นเหตุเป็นผลทำให้สามารถนำข้อมูลมาบันทึกไว้ในตารางเดียวกัน

6. ในแต่ละตารางที่แยกกัน แม้เป็นตารางต่างเรื่องกันที่แยกไว้ในชีทหรือแฟ้มต่างกันก็ตาม เช่น ตารางลูกค้า ตารางสินค้า หรือตารางการขายประจำวัน ควรกำหนดให้ใช้ column ที่ตรงกันเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน เช่น กำหนดให้ column แรกซ้ายสุดหรือ column ในลำดับที่ตรงกันของแต่ละตาราง บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ เลขรหัส หรือข้อมูลเรื่องเดียวกันให้ตรงกันทุกตาราง

7. ข้อมูลที่จัดเก็บในตารางบันทึกข้อมูล ต้องแยกรายละเอียดให้สามารถใช้ในการค้นหาหรือคำนวณหายอดที่ต้องการได้ทันที เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อนามสกุล ควรแยกข้อมูลให้มี column เฉพาะสำหรับบันทึกคำนำหน้าชื่อ แยกออกจาก column บันทึกชื่อและ column บันทึกนามสกุล เพื่อทำให้ยืดหยุ่นในการค้นหาข้อมูลเฉพาะชื่อ หรือเฉพาะนามสกุลได้ทันทีในอนาคต

8. โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี ต้องออกแบบตามกฎ 3 ข้อ ดังนี้

8.1. หัวตาราง (Field Name) ซึ่งเป็นบรรทัดบนสุดของตาราง ต้องใช้ row เดียวเท่านั้น หากต้องการบันทึกหลายบรรทัด ให้ใช้วิธีกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อพิมพ์ข้อความในบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน

8.2. ต้องมี column ใด column หนึ่งซึ่งบันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกันไปตลอดทุกเซลล์ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือเลขรหัส เพื่อใช้กำกับแต่ละรายการว่าเป็นรายการอะไรและไม่ซ้ำกับรายการอื่น

8.3. ห้ามนำตารางฐานข้อมูลไปติดกับข้อมูลอื่นในเซลล์อื่นรอบข้าง ให้เว้นระยะไว้อย่างน้อย 1 เซลล์รอบข้าง เพื่อทำให้ Excel สามารถรู้ขอบเขตของตารางจากพื้นที่ข้อมูลที่ติดต่อกันไปได้เอง โดยเฉพาะชื่อตารางที่พิมพ์ไว้ด้านบนเหนือหัวตาราง ควรเว้นระยะห่างจากหัวตารางไว้ 1 row เช่นกัน

9. ข้อมูลเกี่ยวข้องกับวันที่ ให้บ��นทึกไว้ใน column ใด column หนึ่งเพื่อกำกับข้อมูลทุกรายการ โดยบันทึกในโครงสร้างของ วันที่/เดือน/ปีค.ศ.4 หลัก เช่น 14/2/2011 เสมอ (ไม่ควรบันทึกแค่เลขวันที่หรือชื่อเดือน) เพื่อช่วยให้สามารถหายอดรวมแยกประเภทได้ตามวัน เดือน หรือปีที่ต้องการได้ด้วยสูตรหรือคำสั่งบนเมนูได้ทันที

10. ข้อมูลเรื่องปริมาณ จำนวน เลขรหัส ต้องบันทึกแบบตัวเลขเท่านั้น เช่น จำนวนสินค้า 20 กก ให้บันทึกเฉพาะตัวเลข 20 ลงไปในเซลล์เท่านั้น ถ้ารหัสเป็นตัวเลขและมีเลขศูนย์นำหน้า เช่น 00123 ให้บันทึกเฉพาะเลข 123 แล้วกำหนดรูปแบบตัวเลขเป็น 00000 (อย่าพิมพ์ ‘00123 เพราะ Excel จะรับรู้ว่าเป็นตัวอักษรแทน) หรือกำหนดให้ใช้เลขรหัสที่ Excel รับรู้ว่าเป็นตัวอักษรโดยใช้ตัวอักษรนำหน้าเลขศูนย์ เช่น a00123

11. ในกรณีที่มีข้อมูลซ้ำกันหลายรายการซึ่งโดยทั่วไปสูตร VLookup ใน Excel จะสามารถค้นหาเฉพาะรายการแรกเท่านั้น ให้แก้ไขโดยสร้าง column ใหม่เพื่อปรับรหัสเดิมที่ซ้ำกันให้เป็นรหัสใหม่ที่ไม่ซ้ำโดยนำเลขลำดับที่ของรายการไปต่อท้ายรหัสเดิม ซึ่งแม้ว่าจะทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น แต่จะช่วยให้สามารถใช้สูตร VLookup ได้ง่ายและใช้เวลาคำนวณเร็วกว่าที่จะใช้สูตรยากๆยาวๆเพื่อหาค่าซ้ำ

12. แม้เซลล์ใดที่ยังไม่ทราบตัวเลขข้อมูล ขอให้บันทึกเลข 0 แทนไว้ก่อน ห้ามปล่อยเซลล์ตัวเลขใดๆเว้นไว้เป็นเซลล์ว่าง เพราะถ้าเป็นเซลล์ว่างจะทำให้ Pivot Table นำข้อมูลเรื่องนั้นไปสรุปแบบ Count แทนที่จะเป็น Sum